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編者按：為了避免每天都忙忙碌碌最終卻一無(wú)所獲，或者避免時(shí)間在不知不覺(jué)中就不見(jiàn)了這種感受，我們應(yīng)該做好時(shí)間管理，有效利用每一分鐘。這篇文章來(lái)自編譯，作者在文中提出了通過(guò)金錢(qián)思維的方式來(lái)做好時(shí)間管理，同時(shí)分享了最大化利用有限時(shí)間的方法與工具，希望對(duì)你有所啟發(fā)。這是系列文章的上篇，主要圍繞著“時(shí)間預(yù)算”這一主題分享了做好時(shí)間管理的有效方法。
圖片來(lái)源：Margarida Mouta
每天實(shí)際上并沒(méi)有24小時(shí)。
扣除睡覺(jué)的時(shí)間，一天就除去了近三分之一的時(shí)間。另外再算上八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，就只剩下三分之一的空閑時(shí)間了，這還不包括通勤時(shí)間或是下班后回復(fù)郵件的時(shí)間。
總之，你一天最多只有八小時(shí)的時(shí)間來(lái)做其他事情。
更現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)，除了照顧孩子、處理家庭事情、做飯吃飯、打掃房屋、支付賬單以及其它必須要完成的任務(wù)外，留給自己的時(shí)間其實(shí)更少。
據(jù)美國(guó)勞工統(tǒng)計(jì)局（U.S. Bureau of Labor Statistics）2019年展開(kāi)的一項(xiàng)關(guān)于時(shí)間使用的調(diào)查，美國(guó)成年人平均每天的空閑時(shí)間為5.19小時(shí)，其中包括“社交和聊天”“看電視”和“玩游戲”等活動(dòng)。這5.19小時(shí)，或是更少的時(shí)間，則主要是用于完成副業(yè)項(xiàng)目或自我關(guān)懷的時(shí)間。
與金錢(qián)管理要求我們做好財(cái)務(wù)預(yù)算一樣，時(shí)間管理也需要我們做好對(duì)每個(gè)小時(shí)的“預(yù)算”。有效合理地利用這些時(shí)間，過(guò)上既能夠追逐夢(mèng)想又能保持平衡的生活，即意味著你需要把僅有的時(shí)間用于做最重要的事情，比如保持身材、改善婚姻或是閱讀更多的書(shū)。
但有時(shí)候，問(wèn)題就在于我們騰不出這么多時(shí)間。在這近五個(gè)小時(shí)中，我們還會(huì)遇到各種突發(fā)事件，以及那些憑空出現(xiàn)的任務(wù)，因此，真正的空閑時(shí)間可能也只有三小時(shí)、兩小時(shí)、一小時(shí)，或者幾乎沒(méi)有空閑時(shí)間。我們不但沒(méi)有認(rèn)識(shí)到消磨我們時(shí)間的潛在力量，反而對(duì)無(wú)法有效管理自己的時(shí)間感到內(nèi)疚。
但事實(shí)上，我們大可不必如此。我們可以踐行時(shí)間管理原則來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)并完成更多任務(wù)，同時(shí)也需要接受一個(gè)事實(shí)，即期望不可能完全實(shí)現(xiàn)。
這篇文章中分享的時(shí)間管理指南，將跟你分享如何最大化利用每一天的時(shí)間，避免給自己造成過(guò)大的壓力，并接受時(shí)間的有限性這一現(xiàn)實(shí)。你還將了解掌握時(shí)間去向的有關(guān)建議，制作切實(shí)可行的“時(shí)間預(yù)算”來(lái)輔助日常決策，并學(xué)會(huì)將時(shí)間預(yù)算轉(zhuǎn)化為靈活的日計(jì)劃和周計(jì)劃。
什么是時(shí)間管理？
——時(shí)間管理是一種效率技巧，可以幫助你有效地將一天中的時(shí)間分配給工作和生活上的重要事情。高效時(shí)間管理的重點(diǎn)，不在于往待辦事項(xiàng)清單中添加更多的任務(wù)，而更側(cè)重于讓你的每一天反映出你所堅(jiān)信的價(jià)值觀。
就個(gè)人理財(cái)而言，要做好預(yù)算，首先要知道自己的錢(qián)都花在了哪些方面。金融專(zhuān)家可能會(huì)告訴你，首先要做的就是查清借記卡和信用卡的交易記錄、應(yīng)付款項(xiàng)、經(jīng)常性付款，以及其他所有相關(guān)的支出明細(xì)。
他們還可能會(huì)建議，你最好定期（比如每周或每月）追蹤記錄自己的消費(fèi)情況，積極主動(dòng)地了解自己的消費(fèi)方式。
這種財(cái)務(wù)上的自我審查有助于提高你在了解個(gè)人資金去向方面的意識(shí)。你可能會(huì)意外發(fā)現(xiàn)，自己收入的20%居然都花在了外賣(mài)服務(wù)和餐館外帶食品上，或者你每月在付費(fèi)訂閱服務(wù)方面會(huì)花費(fèi)上百美元，但實(shí)際上自己很少使用這些付費(fèi)服務(wù)。
此外，你還可以開(kāi)始建立一個(gè)計(jì)劃，或者準(zhǔn)確地說(shuō)是一項(xiàng)預(yù)算計(jì)劃，從而更好地規(guī)劃自己的資金，將錢(qián)合理地用于房屋首付或者還清信用卡欠款。
很多人總是會(huì)認(rèn)為，大家都會(huì)面對(duì)“時(shí)間赤字”的問(wèn)題——沒(méi)時(shí)間鍛煉、沒(méi)時(shí)間研究副業(yè)項(xiàng)目，或者沒(méi)有能讓自己放慢腳步享受生活的時(shí)間。
對(duì)此，我們有必要了解自己的時(shí)間去向，從而真正地解決時(shí)間管理問(wèn)題。無(wú)論是用于社交，還是睡覺(jué)，你都需要找到自己在哪方面存在浪費(fèi)時(shí)間的情況，然而以此改進(jìn)，完成更多有意義的任務(wù)。
從直覺(jué)上來(lái)說(shuō)，我們并不擅長(zhǎng)于了解自己的時(shí)間分配，往往還會(huì)高估自己用在工作上的時(shí)間，而低估了自己被各種干擾事項(xiàng)所分心的時(shí)間。
與其猜測(cè)自己的時(shí)間分配，不如參考以下步驟來(lái)展開(kāi)一次“時(shí)間審計(jì)”：
選擇一到三天作為審計(jì)周期。
打印下方中的時(shí)間管理追蹤記錄表（點(diǎn)擊獲取或下載PDF文檔），每天一張。
以每小時(shí)為單位，設(shè)置一個(gè)鬧鐘提醒（比如，下午一點(diǎn)、下午兩點(diǎn)、下午三點(diǎn)）。
鬧鈴響起時(shí)，在記錄表上記錄自己在前一小時(shí)所做的事情。坦誠(chéng)一點(diǎn)，這個(gè)時(shí)間審計(jì)是給自己看的，不是給老板的。如果你本應(yīng)該專(zhuān)心工作，但實(shí)際上卻在刷Twitter，那也要如實(shí)記錄。
完成時(shí)間審計(jì)后，回顧追蹤記錄表并復(fù)盤(pán)，找出其中的趨勢(shì)特點(diǎn)，并把這些時(shí)間利用情況劃分為不同的分類(lèi)，比如睡覺(jué)、社交媒體、工作、做飯、鍛煉、娛樂(lè)、照顧孩子等等。
就復(fù)盤(pán)而言，你可以通過(guò)以下問(wèn)題來(lái)進(jìn)一步分析你的時(shí)間利用情況：
時(shí)間占比最大的一類(lèi)事項(xiàng)是什么？我在專(zhuān)心工作、聊天和處理各項(xiàng)干擾事項(xiàng)等方面分別用了多少時(shí)間？
我下班后的大部分時(shí)間都在做什么？
總體而言，我在導(dǎo)致分心等活動(dòng)上的時(shí)間投入有多少？
我是否在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)等活動(dòng)上投入了足夠多的時(shí)間？
我在個(gè)人健康和（或）自我關(guān)懷等活動(dòng)上的時(shí)間投入有多少？
你可以通過(guò)各種計(jì)時(shí)設(shè)備或應(yīng)用來(lái)完成時(shí)間審計(jì)，但除此之外，你可能還會(huì)發(fā)現(xiàn)，如果能借助下列這類(lèi)時(shí)間追蹤應(yīng)用，你的時(shí)間審計(jì)過(guò)程可能會(huì)變得更加輕松：
Toggle：可在電腦端和移動(dòng)設(shè)備上記錄你線上和線下所有活動(dòng)上投入的時(shí)間。它還推出了一款插件，可以結(jié)合時(shí)間管理應(yīng)用Todoist的網(wǎng)頁(yè)版一起使用。
RescueTime：在電腦端和移動(dòng)設(shè)備上安裝這款時(shí)間管理應(yīng)用，就可以自行啟動(dòng)時(shí)間追蹤功能，它可以記錄你在網(wǎng)頁(yè)和應(yīng)用上停留的時(shí)間，還可以將你的在線活動(dòng)按照“高效”“一般效率”和“低效”等標(biāo)簽來(lái)分類(lèi)。此外，你還可以通過(guò)每日儀表盤(pán)數(shù)據(jù)了解自己的效率得分（0至100分）。
完成時(shí)間審計(jì)并進(jìn)一步掌握自己在各種活動(dòng)方面的時(shí)間投入后，你就可以找到需要改進(jìn)的方面，實(shí)現(xiàn)更高效的時(shí)間管理。
如果希望明確自己的重要事項(xiàng)，你可以直接看看自己的時(shí)間都花在了哪些方面?？赡苣阏J(rèn)為自己以學(xué)習(xí)為主，但通過(guò)時(shí)間審計(jì)后發(fā)現(xiàn)，過(guò)去了這么多天，網(wǎng)課仍然沒(méi)有上完，或者床頭柜上的書(shū)仍然沒(méi)有開(kāi)始讀。而時(shí)間管理的目的，就在于讓你能夠在實(shí)際過(guò)程中優(yōu)先完成自己明確的那些重要事項(xiàng)。
對(duì)于你想完成的事情，你可能會(huì)列出一個(gè)很長(zhǎng)的清單。但如果每件事都是重要事項(xiàng)的話，就實(shí)際上重要事項(xiàng)也就沒(méi)有任何意義了。太多的事項(xiàng)只會(huì)讓我們無(wú)所適從，反而失去了重點(diǎn)，不可避免地導(dǎo)致“分析癱瘓”（analysis paralysis）。
對(duì)此，解決辦法就是不要給自己設(shè)定太多事項(xiàng)和目標(biāo)，重點(diǎn)去解決需要優(yōu)先完成的事項(xiàng)。
關(guān)注最重要的目標(biāo)，并明確實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的最有效方式：
為了與孩子建立更親密的關(guān)系，優(yōu)先花時(shí)間與他們相處。
為了飲食更健康，優(yōu)先在家自己烹飪健康的食物。
為了獲得學(xué)位，優(yōu)先學(xué)習(xí)和閱讀。
無(wú)論什么時(shí)候，規(guī)定自己最多只能處理五項(xiàng)重要事項(xiàng)。值得注意的是，你需要確認(rèn)你的重要事項(xiàng)是否與“工作”或“生活”有關(guān)，最好在生活方面明確至少兩項(xiàng)重要事項(xiàng)。否則，如果全部是工作相關(guān)的事項(xiàng)，恐怕你到時(shí)候只會(huì)變得精疲力竭。
優(yōu)先處理重要事項(xiàng)，即意味著延后處理其他事項(xiàng)?；仡檿r(shí)間審計(jì)，尋找那些與這一重要事項(xiàng)清單不相符合的活動(dòng)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，你就需要做出艱難的抉擇，比如放棄參加志愿者活動(dòng)的時(shí)間，從而花更多的時(shí)間陪伴伴侶，或者退出朋友組織的夢(mèng)幻橄欖球聯(lián)盟，從而有時(shí)間讓自己想做的項(xiàng)目真正落地。
只有你自己才知道該怎樣合理分配時(shí)間。通過(guò)仔細(xì)回顧并檢查你現(xiàn)在的重要事項(xiàng)，你就能更有意識(shí)地決定你的時(shí)間分配。
財(cái)務(wù)預(yù)算有支出數(shù)額，時(shí)間預(yù)算也有“小時(shí)數(shù)額”。在明確了更重要的事項(xiàng)后，你就需要給每件事項(xiàng)分配具體的時(shí)間。
你可以給自己每天或每周分配不同的小時(shí)數(shù)。這個(gè)過(guò)程實(shí)際上就類(lèi)似于將每個(gè)月外出就餐的費(fèi)用控制在150美元以?xún)?nèi)，或者每個(gè)月花在付費(fèi)訂閱服務(wù)方面的費(fèi)用控制在50美元以?xún)?nèi)。因此，你也可以給自己規(guī)定，每周運(yùn)動(dòng)五小時(shí)，或者工作日花1.5小時(shí)做飯等等。
如果你不知道該怎樣為重要事項(xiàng)設(shè)置時(shí)間數(shù)額，那就跟隨你的直覺(jué)，從現(xiàn)實(shí)角度選擇你自認(rèn)為能夠達(dá)成的一個(gè)時(shí)間目標(biāo)。
根據(jù)帕金森定律（Parkinson"s Law），只要有足夠的時(shí)間，工作就會(huì)不斷擴(kuò)展。通過(guò)設(shè)置時(shí)間限制，并嚴(yán)格按照這個(gè)時(shí)限來(lái)完成有關(guān)事項(xiàng)，我們也許不會(huì)完成所有希望完成的事項(xiàng)，但可以用完美來(lái)?yè)Q取速度，完成比最初設(shè)想還多的事項(xiàng)。
當(dāng)然，有了預(yù)算也不能保證我們就可以完美地利用資金（或時(shí)間）。正如你可能會(huì)在某些方面大把花錢(qián)，或者因?yàn)榫o急情況而用掉積蓄一樣，你也可能會(huì)將本來(lái)計(jì)劃去做家務(wù)的時(shí)間用于娛樂(lè)或其他緊急事項(xiàng)，導(dǎo)致你消耗掉有限的時(shí)間預(yù)算。
事實(shí)上，這也是非常正常的情況。目標(biāo)不是做到完美，而是要養(yǎng)成意識(shí)。有時(shí)候，總是會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)事件，讓你不得不將時(shí)間預(yù)算拋到一邊，但這并不意味著，你就需要完全放棄時(shí)間管理。
無(wú)論在做什么事情時(shí)，總是以時(shí)間預(yù)算為核心，你就會(huì)更加意識(shí)到各項(xiàng)抉擇的權(quán)衡利弊，從而在時(shí)間利用方面做出更加理性的抉擇。
明確重要事項(xiàng)并制作時(shí)間預(yù)算后，接下來(lái)就需要具體實(shí)踐了。對(duì)此，建議你嘗試“時(shí)間塊”這個(gè)方法：
時(shí)間塊是一種時(shí)間管理方式，它主要是要求你將一天的時(shí)間切分為若干個(gè)時(shí)間塊。每個(gè)時(shí)間塊只安排一項(xiàng)具體的任務(wù)，或者任務(wù)組。通過(guò)這種方法，你將不再面對(duì)沒(méi)完沒(méi)了的待辦事項(xiàng)清單，每天面對(duì)的都是具體的任務(wù)計(jì)劃，讓你清晰地知道什么時(shí)候該做什么事情。
就時(shí)間塊這一方法的運(yùn)用而言，它主要涉及到三個(gè)方面：
選擇適當(dāng)?shù)墓ぞ?/strong>：你可以借助一張白紙、日計(jì)劃表、數(shù)字日歷或者待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用。
創(chuàng)建時(shí)間塊：從醒來(lái)過(guò)后的第一件事開(kāi)始，依次在你選用的工具中創(chuàng)建時(shí)間塊。每個(gè)時(shí)間塊僅限用于完成特定事項(xiàng)，時(shí)限長(zhǎng)短可控制在15分鐘至兩小時(shí)不等。例如，如果你計(jì)劃每天花1.5小時(shí)來(lái)做飯，那就在你的日歷表上創(chuàng)建“5:00PM-6:30PM”的時(shí)間塊?？傊?，確保所有的時(shí)間塊都有具體的事項(xiàng)安排，并且按這種方式創(chuàng)建覆蓋全天的時(shí)間塊。
必要的調(diào)整：當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件和（或）某些任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間比預(yù)期的要長(zhǎng)時(shí)，你就需要適當(dāng)?shù)刈龀稣{(diào)整。例如，你可以將某個(gè)時(shí)間塊調(diào)整至當(dāng)天晚些時(shí)候，或者推遲到當(dāng)周的晚些時(shí)候。
認(rèn)真規(guī)劃好一天的每一個(gè)小時(shí)，計(jì)劃一個(gè)小時(shí)吃午餐，再計(jì)劃一個(gè)小時(shí)用于來(lái)往郵件，這種方法最初可能會(huì)讓你覺(jué)得難以應(yīng)付。但總的來(lái)說(shuō)，時(shí)間塊方法的確是一種把握有限時(shí)間的有效方法，也能夠幫助你更高效地利用每一天的時(shí)間。
每天醒來(lái)過(guò)后，如果我們?nèi)鄙倜鞔_的行動(dòng)計(jì)劃，就容易變得特別被動(dòng)。在這種情況下，我們很難實(shí)現(xiàn)從一個(gè)重要事項(xiàng)到另一個(gè)重要事項(xiàng)的策略轉(zhuǎn)移，往往只會(huì)毫無(wú)頭緒地打開(kāi)收件箱，或者把精力投入在緊急不重要的事項(xiàng)上。
為了避免這種被動(dòng)局面，最好的辦法就是提前計(jì)劃。在真正沉浸于完成當(dāng)天的工作之前，當(dāng)我們停下來(lái)認(rèn)真思考并明確重要事項(xiàng)時(shí)，我們可以有意識(shí)、有重點(diǎn)地來(lái)提前規(guī)劃這一天的時(shí)間。
提前計(jì)劃是做好時(shí)間管理的最基礎(chǔ)一步。對(duì)此，建議做好每周和每日計(jì)劃：
計(jì)劃你的一天：無(wú)論你選擇的是時(shí)間塊方法，或者是其他效率方法，都有必要提前一天做好第二天的日計(jì)劃。最好在前一天晚上計(jì)劃第二天的日程，為第二天需要完成的所有事情（比如分享部門(mén)工作動(dòng)態(tài)，或者給祖父母打電話等）設(shè)定時(shí)間塊。
計(jì)劃你的一周：此外，建議堅(jiān)持每周一次復(fù)盤(pán)?；仡欉^(guò)去七天的計(jì)劃實(shí)施情況，同時(shí)計(jì)劃接下來(lái)七天的安排。對(duì)此，你還可以向自己提出一系列問(wèn)題：上周我希望完成但沒(méi)能完成的事項(xiàng)是什么？哪些因素導(dǎo)致我沒(méi)有把重要事項(xiàng)放在首位？下周我最想完成的重要事項(xiàng)是什么？
對(duì)很多人而言，計(jì)劃本身就耗費(fèi)一定的時(shí)間，這也給他們帶來(lái)了更大的壓力。對(duì)此，你可以通過(guò)以下三個(gè)原則，來(lái)更好地做好日計(jì)劃和周計(jì)劃：
將日計(jì)劃時(shí)間限制在15分鐘內(nèi)完成，周計(jì)劃時(shí)間限制在60分鐘內(nèi)完成。
計(jì)劃不要過(guò)滿，為各種突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間。
如果需要改變計(jì)劃，那就積極調(diào)整有關(guān)計(jì)劃。
計(jì)劃并不能保證完美的一天。相反，你應(yīng)該把日計(jì)劃當(dāng)成一個(gè)指南針，指引你朝著正確的方向前進(jìn)，哪怕最后稍微有點(diǎn)偏航也沒(méi)有關(guān)系。
時(shí)間管理實(shí)用指南：用金錢(qián)思維來(lái)管理時(shí)間（下）
譯者：俊一
