先進(jìn)的工作方式不僅能將員工從繁雜的事務(wù)中解脫出來，也在加速企業(yè)組織進(jìn)化。
最近，“阿里巴巴成為國內(nèi)首個(gè)全面試行靈活辦公的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”的消息在網(wǎng)絡(luò)發(fā)酵，掀起了一波辦公方式改革的討論，也把在線辦公帶入了大眾視野。
突如其來的疫情成為煽動在線辦公大規(guī)模普及的那只蝴蝶，釘釘，企業(yè)微信，飛書，金山文檔等國內(nèi)幾大主流在線辦公軟件集體迎來爆發(fā)，日活月活紛紛突破新高，一個(gè)功能卡頓或崩盤都能沖上熱搜。
國際市場也不例外，美國辦公視頻公司Zoom 2021財(cái)年半年報(bào)收入高達(dá)9.92億美元，比去年同期翻了3.7倍。一時(shí)間，習(xí)慣并熟練使用各種在線辦公軟件成為員工必備，企業(yè)管理也開始“云化”。
隨著云計(jì)算概念的興起，對在線辦公的定義早已不再是部署一款辦公軟件那么簡單，在線辦公的進(jìn)化也不僅意味著工具的進(jìn)化，更是組織環(huán)節(jié)的進(jìn)化。
在這場被疫情催化的改革組織管理的競速賽中，企業(yè)究竟該如何選擇與自身業(yè)務(wù)相適配的在線辦公軟件？員工又該如何利用辦公軟件讓自己的工作更加高效？各種辦公協(xié)作工具在推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中承擔(dān)著什么樣的角色……一切的一切，都在時(shí)間的沉淀中被一一解答。
IBM是最早提出遠(yuǎn)程辦公概念的企業(yè)，1979年，為緩解總部主機(jī)的擁堵問題，IBM將終端機(jī)安裝到五位員工家里，現(xiàn)代企業(yè)遠(yuǎn)程辦公的雛形初現(xiàn)。
2009年IBM發(fā)布的一份報(bào)告中提到，IBM在全球173個(gè)國家共計(jì)38.6萬名員工中約有40%的員工沒有任何辦公場所，這為IBM節(jié)省了5800萬平方英尺的辦公空間和近20億美元成本。
遠(yuǎn)程辦公帶來的成本壓縮成功撩撥了其他科技巨頭，繼IBM之后，雅虎，百思買等知名IT企業(yè)也紛紛開始試水遠(yuǎn)程辦公。
不過火熱的遠(yuǎn)程辦公之風(fēng)沒吹幾年，就被各企業(yè)叫停，雅虎、百思買恢復(fù)了朝九晚五的工作制，被視為“遠(yuǎn)程辦公鼻祖”的IBM也在2017年廢止了遠(yuǎn)程辦公。
在線辦公主要優(yōu)勢是部署方便，只要電腦聯(lián)網(wǎng)，就能隨時(shí)獲取和修改文件，而且能夠以共享方式進(jìn)行多人協(xié)同工作，某種程度上講，在線辦公挑戰(zhàn)的是“桌面辦公+電子郵件”的工作模式。
但彼時(shí)受制于通訊軟件和帶寬通信技術(shù)水平的局限，在線辦公有很多功能都無法實(shí)現(xiàn)，諸如不同企業(yè)間的會議邀請、會議管控、遠(yuǎn)程協(xié)同等，在大文檔，大數(shù)據(jù)的處理速度，以及一些復(fù)雜的表格處理上與本地辦公軟件相比也有差距。
因此，對大部分企業(yè)來說，能夠提供最快、最低成本和最高帶寬連接通信技術(shù)的載體仍舊是實(shí)體辦公，各辦公軟件也都是以本地化服務(wù)為主，微軟在PC辦公軟件領(lǐng)域獨(dú)霸多年，就是一個(gè)縮影。
情況在云計(jì)算服務(wù)普及后出現(xiàn)轉(zhuǎn)折。
2006年，亞馬遜以Web服務(wù)的形式向企業(yè)提供IT基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，通過將虛擬機(jī)和存儲服務(wù)提供給開發(fā)者，用戶不需要構(gòu)建自己的服務(wù)器就能獲取計(jì)算和存儲能力。
讓企業(yè)像水電煤一樣調(diào)取算力和存儲能力，能夠降低企業(yè)IT部署成本，以云技術(shù)為底座，在線辦公軟件開始走向SaaS化。
SaaS模式在線辦公平臺不僅打破了傳統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)高昂的管理、維護(hù)和升級費(fèi)用，還能讓企業(yè)享受到最新的系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)。
國外20世紀(jì)末就已經(jīng)開始出現(xiàn)SaaS應(yīng)用服務(wù)提供商，Salesforce主要瞄準(zhǔn)CRM應(yīng)用，Google依靠搜索引擎和Gmail等產(chǎn)品積累大量客戶，推出了一系列在線辦公軟件。
2006年下半年，中華軟件網(wǎng)，金算盤軟件等公司也推出了支持SaaS的信息化解決方案。也是在這一年，“SaaS是未來十年軟件產(chǎn)業(yè)新的發(fā)展方向”在國內(nèi)被定調(diào)。
不過辦公模式在完成從本地桌面到云在線的過渡后，又出現(xiàn)了另一個(gè)難題——協(xié)同。傳統(tǒng)的辦公工具大多相互割裂，無法協(xié)作，在兼顧數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，企業(yè)對于一款能夠無縫對接多種辦公工具信息的協(xié)作平臺的需求愈發(fā)強(qiáng)烈。
2012年發(fā)生了兩件大事。一是微軟推出了基于云技術(shù)開發(fā)的Windows 8和office 365，有意識地向“集成服務(wù)商”轉(zhuǎn)變，office 365在線辦公軟件加大了整合力度，將電子郵件，協(xié)作軟件，字處理軟件，電子表格和演示程序整合在一起，以打包服務(wù)的形式提供給企業(yè)及個(gè)人用戶。
融合了云存儲服務(wù)SkyDrive的 Office 365在線辦公軟件能夠支持“多端協(xié)作”（PC、平板電腦與智能手機(jī)），并提供在線存儲、共享和編輯功能。
二是谷歌宣布收購Quickoffice，后者的主要業(yè)務(wù)是為iOS和安卓開發(fā)移動生產(chǎn)力套件，能提供與流行的文件格式之間的互操作性。這意味著收購?fù)瓿珊?，用戶即便沒有安裝微軟office辦公套件，依舊可以借助Quickoffice兼容相應(yīng)文檔。
不同PC終端或移動設(shè)備訪問同一數(shù)據(jù)來源，并且無差異地響應(yīng)計(jì)算能力需求從技術(shù)實(shí)現(xiàn)和產(chǎn)品投放上成為可能，辦公不再受時(shí)間、地點(diǎn)、空間的局限，移動云辦公的序幕正式拉開。
兩組數(shù)據(jù)可以對比來看。2005年中國有180萬名在線員工，2014年上升到360萬，2018年勉強(qiáng)接近500萬，在工作人口占比僅為0.6%；而2017年美國已有超八成企業(yè)引入了遠(yuǎn)程辦公制度，有3000萬人在家遠(yuǎn)程辦公，占美國工作人口的16%-19%。
資料來源：中金公司研究部
中美在線辦公普及率的鴻溝因?yàn)橐咔楸豢焖購浐?。今?月疫情最嚴(yán)峻的時(shí)候，釘釘數(shù)據(jù)顯示全國有上千萬家企業(yè)、近2億人在家辦公；企業(yè)微信每天有數(shù)千萬人在線使用，用戶翻了十幾倍；金山文檔及其相關(guān)協(xié)作產(chǎn)品月活達(dá)2.38億。
遠(yuǎn)程辦公迎來一波小高潮，帶動云辦公板塊也持續(xù)走高，今年2月，三五互聯(lián)，會暢通訊，蘇州科達(dá)，二六三，齊心集團(tuán)，金山辦公，泛微網(wǎng)絡(luò)，致遠(yuǎn)互聯(lián)等8家公司股票全部漲停。
越來越多本地需求“上云”：企事業(yè)單位需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)員工身體健康信息、員工要適應(yīng)在家遠(yuǎn)程辦公、學(xué)生要適應(yīng)在家線上學(xué)習(xí)……在線辦公人數(shù)激增，企業(yè)開始對能夠橫向打通的辦公工具極為渴求，高效的異步協(xié)作變得十分重要。
盤點(diǎn)目前主流的協(xié)同辦公軟件，大體可以分為四類：即時(shí)通信，文檔協(xié)作，任務(wù)管理和設(shè)計(jì)管理。
新摘制圖
公司規(guī)模和體量越大，對多端異步協(xié)同的要求越高，各種辦公需求也越多，所以頗具規(guī)模的企業(yè)，基本上都會有自己的內(nèi)部協(xié)作工具，比如字節(jié)飛書，百度如流，京東小易，美團(tuán)大象，華為WeLink……
疫情之后市場急速膨脹，CNNIC數(shù)據(jù)顯示，截至2021年6月，中國在線辦公用戶規(guī)模已經(jīng)突破3.8億人，使用率從2020年6月的21%大漲到37.7%。
龐大的市場空缺讓人眼饞，尤其對本身業(yè)務(wù)就在線上展開的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)來說，更是得天獨(dú)厚，于是我們會看到，阿里、字節(jié)、華為等企業(yè)紛紛把內(nèi)部工具對外開放，準(zhǔn)備切入這條火熱的賽道，而他們切入的方式也十分一致：免費(fèi)。
這并非企業(yè)“做慈善”而是軟件行業(yè)常用的盈利方式——免費(fèi)增值模式。免費(fèi)增值模式（freemium）是硅谷頂尖風(fēng)險(xiǎn)投資家Fred Wilson在2006年提出的，即用免費(fèi)服務(wù)吸引用戶，再通過增值服務(wù)將部分免費(fèi)用戶轉(zhuǎn)化為收費(fèi)用戶實(shí)現(xiàn)變現(xiàn)，簡單說就是“先培育再付費(fèi)”。
全球已有24%的公司尤其是科技公司采用遠(yuǎn)程辦公，疫情更加速了圍繞在線辦公的各種應(yīng)用體系不斷完善，遠(yuǎn)程辦公成為可見的未來趨勢，自然也成為互聯(lián)網(wǎng)巨頭圍獵的新戰(zhàn)場。
與華為WeLink、字節(jié)飛書一開始供內(nèi)部使用，后對外開放不同，企業(yè)微信與阿里釘釘輔一開始就瞄準(zhǔn)了外部。
“企業(yè)微信如果定義為公司內(nèi)部一個(gè)溝通工具，他的場景和意義會小很多。只有當(dāng)它延伸到企業(yè)外部的時(shí)候才會產(chǎn)生更大的價(jià)值?！睆埿↓?jiān)?019年年初的微信公開課上的講話，闡釋了企業(yè)微信的初心，還給企業(yè)微信定下了新方向——專注鏈接，人即服務(wù)。
而有阿里云作為底層支撐的釘釘，則在承接企業(yè)一整套B端方案上頗有優(yōu)勢。因?yàn)獒斸斍捌诳梢酝ㄟ^OA審批、在線文檔、視頻會議、云盤等輕量級的應(yīng)用服務(wù)企業(yè)，后端又有云服務(wù)器產(chǎn)品跟進(jìn)配合，能夠快速全面地幫助企業(yè)搭建起數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施。
飛書最大的亮點(diǎn)是對ISV（獨(dú)立軟件開發(fā)商）免傭，與企業(yè)微信“定價(jià)的10%”與釘釘15%的傭金比例相比，飛書明顯博得了更多渠道合作伙伴的好感。
以釘釘，企業(yè)微信，飛書為代表的綜合型一站式協(xié)作平臺，不僅具備傳統(tǒng)OA功能，還集成了包括文檔處理、項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)工具、企業(yè)文化等在內(nèi)的一系列功能，讓在線辦公不僅只是“遠(yuǎn)程協(xié)作”，更是一種數(shù)字化智能化的辦公方式。
遠(yuǎn)程、在線的辦公模式已經(jīng)得到越來越多人的青睞。2021年微軟工作趨勢指數(shù)（31個(gè)國家3萬人數(shù)據(jù)）顯示，73%受訪者希望選擇遠(yuǎn)程工作，CNBC一項(xiàng)調(diào)查預(yù)測：到2022年初，近45%的組織將有某種形式的靈活工作安排，使員工成為新型混合辦公者。
企服市場也是一片藍(lán)海。據(jù)slack招股書預(yù)計(jì)，通信協(xié)作產(chǎn)品市場達(dá)280億美元，整個(gè)市場規(guī)模仍處于快速擴(kuò)張階段，據(jù)IDC預(yù)測，包括食品會議，語音聊天，內(nèi)容共享等在內(nèi)的移動辦公與協(xié)作市場規(guī)模將在2022年達(dá)到430億美元。
有流量紅利的地方，就有激烈競爭，除了阿里、騰訊、字節(jié)這樣的科技巨頭，科大訊飛、浪潮、三大運(yùn)營商也攜自己對外開放的視頻會議系統(tǒng)加入了戰(zhàn)局。
新摘制圖
為搶奪入口，各巨頭重金押注，燒錢不可避免，據(jù)說疫情期間為搶奪視頻會議的入口，釘釘單日補(bǔ)貼規(guī)模過億，燒錢速度不亞于社區(qū)團(tuán)購大戰(zhàn)。
另一邊帶寬、流量等成本又持續(xù)走高，有業(yè)內(nèi)人士估計(jì)，每一家光是云服務(wù)的流量費(fèi)都是數(shù)以億計(jì)的。騰訊在財(cái)報(bào)會議上也坦言，騰訊會議用量很大，帶寬成本很高。
但這些依然沒能阻擋住入局者們的腳步，各在線辦公產(chǎn)品的迭代和優(yōu)化不斷加速，僅2020年一年時(shí)間，企業(yè)微信就迭代了1128項(xiàng)功能；之前釘釘開放了1300個(gè)API，6.0版本增加了近800個(gè)；11月17日，飛書5.0版本正式對外發(fā)布，除了品牌logo、視覺體驗(yàn)全面升級，還針對人事、合同、審批等涉及企業(yè)具體經(jīng)營管理方面推出了新產(chǎn)品。
如果說以工具創(chuàng)新為主是在線辦公的1.0時(shí)代，那么以管理創(chuàng)新為主就是在線辦公的2.0時(shí)代。
工具是組織建設(shè)、管理的重要環(huán)節(jié)，趁手的工具不僅能提高企業(yè)經(jīng)營效率，還能在不知不覺中引入先進(jìn)的工作理念和工作方式，讓組織發(fā)生“質(zhì)”的變化。
100年前流水線的誕生造就了歐美制造業(yè)的百年繁榮，100年后日本索尼的強(qiáng)績效管理卻把企業(yè)經(jīng)營帶入了另一個(gè)極端，讓索尼喪失了激情、挑戰(zhàn)和創(chuàng)新精神。
同樣的故事也在中國互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中上演，百度李彥宏曾深刻反省過企業(yè)內(nèi)部過度追求KPI造成的危害，“因?yàn)閺墓芾韺拥絾T工對短期KPI的追逐，我們的價(jià)值觀被擠壓變形，業(yè)績增長凌駕于用戶體驗(yàn)之上，簡單經(jīng)營替代了簡單可依賴，我們與用戶漸行漸遠(yuǎn)，我們與創(chuàng)業(yè)初期堅(jiān)守的使命和價(jià)值觀漸行漸遠(yuǎn)?！?/p>
組織也是產(chǎn)品，而在打造“組織產(chǎn)品”的過程中，制度、文化、工具都很重要，可在現(xiàn)實(shí)中絕大部分企業(yè)對制度很重視，對文化也很上心，對工具卻沒有給予太多重視。
企業(yè)文化可能會被稀釋，但工具不會，反而工具的可靠執(zhí)行還可以有效減少企業(yè)文化被稀釋的程度。組織的迭代往往是緩慢的，但工具的迭代可以很快，隨著工具本身的迭代升級，員工和組織也不斷提升。
很長一段時(shí)間，我們對組織內(nèi)部的運(yùn)行都是缺少方法論感知的：一個(gè)公司內(nèi)團(tuán)隊(duì)如何配合？公司內(nèi)表現(xiàn)最好的團(tuán)隊(duì)有哪些特質(zhì)？都沒有一個(gè)可以量化的標(biāo)準(zhǔn)，如果不能衡量它就不能提高它。所以對在線辦公產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，還要蘊(yùn)含對先進(jìn)組織的思考。
互聯(lián)網(wǎng)一直是公認(rèn)的迭代最快，效率最高的行業(yè)，也是組織力與新經(jīng)濟(jì)碰撞最為激烈的地方，這或許也是近幾年互聯(lián)網(wǎng)大廠紛紛發(fā)力在線辦公的原因，“市場發(fā)展無法滿足企業(yè)組織的進(jìn)化，那就只能自己上”亦如字節(jié)跳動用遍了市面上所有辦公軟件之后決定自己研發(fā)飛書。
飛書一直與企業(yè)管理深度綁定，“先進(jìn)團(tuán)隊(duì)先用飛書”是飛書的slogan，“成就組織和個(gè)人，使協(xié)作和管理更高效、更愉悅”是飛書的目標(biāo)；釘釘認(rèn)為企業(yè)智能時(shí)代即將到來，核心業(yè)務(wù)的在線化和所有業(yè)務(wù)流程軟件化是實(shí)現(xiàn)智能化的前提；企業(yè)微信試圖用全觸點(diǎn)的連接力量與高效的信息驅(qū)動破除企業(yè)增長壁壘……顯然，已經(jīng)有越來越多人意識到在線辦公所承載的組織與管理職責(zé)，并不斷深化。
可以說，在線辦公迎來了“最好的時(shí)代”。
國家發(fā)改委等13個(gè)部門聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于支持新業(yè)態(tài)新模式健康發(fā)展 激活消費(fèi)市場帶動擴(kuò)大就業(yè)的意見》提出，鼓勵發(fā)展便捷化線上辦公，打造隨時(shí)隨地的在線辦公環(huán)境，在部分行業(yè)領(lǐng)域形成對線下模式的常態(tài)化補(bǔ)充。
支持遠(yuǎn)程辦公應(yīng)用推廣和安全可靠的線上辦公工具研發(fā)，滿足日常性多方協(xié)同工作、異地協(xié)同辦公需求，同時(shí)推動完善電子合同、電子發(fā)票、電子印章、電子簽名、電子認(rèn)證等數(shù)字應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)施，為在線辦公提供有效支撐。
線上辦公、靈活辦公越來越被大眾所接受，而在全社會回歸常態(tài)后，絕大部分企業(yè)依舊存在管理升級，提升創(chuàng)新能力的剛性需求，要想滿足市場所需，勢必要求在線協(xié)作平臺向知識管理平臺過渡。
團(tuán)隊(duì)在工作中會產(chǎn)生大量信息，如果不對這些信息加以沉淀和管理，很容易出現(xiàn)信息分散難查找，同一事項(xiàng)重復(fù)溝通，企業(yè)內(nèi)部信息不對稱等問題，知識管理能夠打通信息孤島，讓知識高速流轉(zhuǎn)起來。
這也意味著，企業(yè)的人才和知識的密集度才是企業(yè)最大的競爭力。在線辦公一個(gè)可見的趨勢是：從協(xié)同工具，向組織管理工具進(jìn)化（OKR、HR SaaS）未來是全鏈路覆蓋，所有功能（CRM、ERP等）都能在辦公工具上覆蓋。
企服行業(yè)的競爭沒有終局，在線辦公與時(shí)代的共舞，也仍將繼續(xù)。
本文來自微信公眾號“新摘商業(yè)評論”（ID:xinzhainews），作者：子雨，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
